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Elektronische Rechnung/Lieferschein

Online Import von Rechnungen und Lieferscheinen in Pica Erwerbungssysteme
Die Verarbeitung von Zeitschriften ist in vielen Bibliotheken eine zeit- und personalintensive Angelegenheit. Nicht nur Eingangs-
kontrolle und Heftakzessionierung, sondern auch die Rechnungs-
verarbeitung erfordern in aller Regel eine Vielzahl von manuellen – und damit oft zeitaufwändigen und fehleranfälligen – Eingaben.

In Kooperation mit der Swets Information Services GmbH bietet die shiphrah GmbH Bibliotheken eine Softwarelösung zum komfortablen Import elektronischer Lieferscheine und Rechnungen in Pica Lokalsysteme. Diese Software ermöglicht es, elektronische Rechnungen und Lieferscheine auf Knopfdruck anzuzeigen, zu überprüfen und online in das Erwerbungssystem zu übertragen.

Neben dem enormen Zeitgewinn gegenüber einer manuellen Eingabe bietet die elektronische Verarbeitung eine deutliche Qualitätsverbesserung. Einerseits werden durch die maschinelle Verarbeitung Eingabe- und Flüchtigkeitsfehler vermieden, andererseits führt die Software verschiedene Prüfungen online im System durch, um Fehleingaben zu verhindern.

Alle Rechnungen und Lieferscheine werden dem Anwender zunächst von der Software angezeigt. Vor dem tatsächlichen Import in das Lokalsystem führt das System Konsistenzprüfungen durch und zeigt dem Anwender deren Ergebnisse an. Somit lassen sich falsche Abo-Zuordnungen, fehlerhafte Heftfortschreibungen etc. rechtzeitig erkennen und korrigieren. Erst jetzt führt der Anwender durch Knopfdruck den Import der Daten in das Lokalsystem durch.
Er hat dabei die Möglichkeit, fehlerhafte oder klärungsbedürftige Datensätze zunächst zu überspringen und zu einem späteren Zeitpunkt mit korrigierten Daten erneut einzulesen.

Das Basis-Modul zum Einlesen elektronischer Lieferscheine wurde von der VZG erworben und steht allen GBV-Bibliotheken kostenlos zur Verfügung.

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